Os cartórios são responsáveis pelo processamento e armazenamento de uma série de dados legais em meio eletrônico que, se não organizados corretamente, podem acarretar sérios problemas para os usuários. Quanto melhor forem as regras e as boas práticas de segurança em TI, maiores são as garantias de segurança e perenidade do acervo.
O provimento 74 é uma determinação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que estabeleceu, em 01 de agosto de 2018, padrões mínimos de TI para garantir a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade dos serviços notariais e de registros de todo o Brasil.
Vale lembrar que os cartórios lidam diariamente com uma série de documentos, como certidões, registros, títulos e reconhecimento de firma, entre outros procedimentos que comprovam e dão autenticidade a inúmeros serviços essenciais para a sociedade. Por esse motivo, seguir um padrão mínimo de segurança e protocolo de manutenção de equipamentos torna-se imprescindível para que a instituição funcione de forma satisfatória.
O Provimento 74 apresenta também padrões mínimos de tecnologia da informação para melhorar a integridade e disponibilidade de dados dos serviços de notas e de registros, possibilitando maior segurança para quem procura os cartórios.
Quais são as políticas de segurança?
A finalidade do Provimento 74 é assegurar a integridade dos processos dos cartórios por meio de mecanismos preventivos de controle físico e lógico.
Entre os requerimentos de políticas de segurança a serem seguidos estão:
- Possuir um plano que preveja ocorrências nocivas no funcionamento do cartório;
- Atender às normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação em longo prazo na prática dos atos e comunicações digitais;
- Todos os livros e atos eletrônicos do acervo do cartório devem ser arquivado mediante backup feito em intervalos de até 24 horas;
- Ao longo das 24 horas, devem ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação das atividades praticadas a partir das últimas cópias de segurança, até, pelo menos, 30 minutos antes da ocorrência do evento;
- A cópia de segurança deve ser feita tanto em mídia digital quanto em serviço de cloud backup;
- A mídia eletrônica de segurança deve ser armazenada em local diferente da instalação da serventia;
- Os meios de armazenamento utilizados para todos os dados devem contar com recursos de tolerância a falhas;
- Possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria dos colaboradores do serviço de nota e registro, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais e as devidas permissões, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de usuários genérico.
E a dica essencial, para te ajudar a manter seu cartório em dia com a lei, é aderir a um suporte técnico e/ou consultoria de sistemas, como o que oferecemos na Levontec.
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