Para otimizar a eficiência e a confiabilidade de sua estratégia de proteção de dados do cartório, há importantes iniciativas a serem tomadas. Entre elas, podemos destacar os seguintes passo a passo:
1. Garanta proteção sobre o que você coleta
Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança adequadas para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.
Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que sua serventia coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.
2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório
Para melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política de privacidade clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que seu cartório está trabalhando em favor de seus interesses.
3. Colete apenas aquilo que você precisa
Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.
Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.
4. Utilize criptografia
Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Ao invés disso, utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.
Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.
5. Treine os colaboradores
Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.
Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que o tabelião conheça os riscos mais recentes e se proteja contra eles em seu trabalho.
6. Atualize seus sistemas
Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade mais recente que poderia ser utilizada para invasão do sistema.
Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança na proteção dos dados do cartório.
7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório
Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, até mesmo o fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, seus dados são fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.
O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.
O cartório que visa manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a serem fidelizados por sua serventia.
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