Quando o assunto é gestão de TI, existem muitos desafios que precisam ser superados para manter cada projeto no caminho delimitado e dentro do orçamento. Diversos fatores precisam ser levados em consideração para o bom andamento das atividades.
Tomando algumas precauções e tendo um bom plano em mente, você pode guiar seu projeto em direção ao sucesso. Destacamos dicas essenciais para que seus planos tecnológicos saiam do papel e tragam ótimos resultados para a empresa.
– Defina cuidadosamente a estrutura do projeto
A correta definição do escopo do projeto é imprescindível para que ele atenda às necessidades para o qual foi criado. Se você pular essa etapa, há um grande risco do projeto ser iniciado com diferentes expectativas por parte de todos os envolvidos, o que resultará em falhas na entrega.
Antes do início das atividades, estabeleça qual o problema a ser resolvido, os requisitos de entrega, os critérios de qualidade e as estimativas de prazos. Valide essas definições com as partes interessadas para que todos estejam alinhados sobre os resultados que o projeto precisa alcançar.
– Desenvolva um processo padronizado
Uma metodologia padronizada elimina muitos problemas, que poderiam se agravar no decorrer do tempo, como equívocos na definição do escopo do projeto, das equipes responsáveis e das tarefas necessárias.
Objetivos e exigências claramente definidos para cada etapa constroem o alicerce para um plano realístico com transições eficientes entre equipes e fases do trabalho, o que resulta em uma entrega de sucesso.
– Adote um sistema de gestão de projetos
Uma vez que você tenha um fluxo de trabalho organizado, invista em tecnologias que possam fortalecê-lo. Ferramentas de gestão de projetos ajudam a centralizar as informações, aumentando a visibilidade dos dados relacionados e documentando as ações.
Softwares de gestão de projetos viabilizam uma única fonte de informação, que auxilia não só a monitorar as atividades atuais, mas também a documentar de forma precisa o progresso e as lições aprendidas com os desafios, melhorando inclusive o planejamento de projetos futuros.
Esses sistemas ajudam ainda gestores de TI e líderes de equipes a visualizar facilmente em qual atividade cada pessoa está trabalhando. Com isso, é possível verificar se o projeto está evoluindo e se tarefas adicionais podem ser atribuídas. Esta visibilidade também auxilia na comunicação e mantém toda a equipe focada em uma mesma meta.
– Priorize tarefas e estabeleça diretrizes
Gestores de projetos em TI experientes sabem que a atenção dividida ao mesmo tempo entre várias tarefas atrapalha a produtividade. A saída é eleger tarefas específicas para concentrar os esforços.
Isto envolve reduzir o número de fluxos de trabalho em execução (minimizando conflitos de prioridades de tarefas) e procurar finalizar uma etapa antes de iniciar uma nova.
– Estabeleça cronogramas realistas
Monte cronogramas com tempo suficiente para as equipes realizarem o trabalho e procure acrescentar uma margem para emergências ou mudanças necessárias que não foram previstas no planejamento. A etapa de testes também deve contar com tempo reservado para uma execução satisfatória. Mas tome cuidado para não alongar demais o prazo, pois os gastos podem aumentar além do desejado.
– Mantenha a comunicação aberta
Um dos passos mais críticos no processo de gestão de projetos em TI é assegurar que as linhas de comunicação permaneçam abertas e fáceis de acessar. Como gestor de projetos, você será o responsável por operar essa rede de interações.
Assegure que todos tenham as informações necessárias para tomar decisões corretas e prosseguir com as atividades. Você também pode manter todos na mesma sintonia adotando metodologias de trabalho ágil, como o SCRUM, que utiliza reuniões diárias rápidas para alinhamento de todo o time.
– Aceite possíveis mudanças
Incertezas são parte integrante de qualquer projeto. Por mais que o planejamento esteja bem desenvolvido, é natural que surjam algumas situações inesperadas.
O gerente de projetos em TI deve ser razoável e reconsiderar prazos e escopos incompatíveis para acomodar modificações que se mostrem necessárias para a continuidade do trabalho em desenvolvimento.
– Cuide do orçamento
Você provavelmente vai começar seu projeto em TI com um orçamento fixo e um cronograma que contenha todas as etapas do processo de desenvolvimento. Sempre inclua algum fundo de contingência no seu orçamento para cobrir os custos de eventuais problemas inesperados. E preste bastante atenção no ritmo das despesas.
Fazer gestão de projetos em TI exige do gestor uma capacidade de pensar em longo prazo e ter grande espírito de liderança.
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