A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de objetivos estratégicos e metas inteligentes para conseguir atingir um nível de qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.
Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do cartório quando má gerenciada ou ignorada pelos líderes, pode causar um grande entrave.
A seguir preparamos algumas dicas que serão úteis para sua gestão cartorária.
Primeiramente, você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:
Dia
Semana
Quinzenais
Mensais
Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.
Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.
Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas
A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.
Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.
A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.
Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.
Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.
Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.
Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.
Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!
Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.
Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas
POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:
Traduzindo para o português, teríamos:
Prioritize = Priorize
Organize = Organize
Streamline = Simplifique
Economize = Economize
Contribute = Contribua
Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.
Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:
Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?
Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.
Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.
Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.
Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.
Você já conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Que tal começar a usar em sua Serventia?
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Fonte: Inspire Qualidade
